Welche Vorbedingungen müssen für die Belieferung der Versicherungsdokumente in das ePostfach des Kunden erfüllt sein?
Die Vorarbeiten der FI sind abgeschlossen. (beauftragt durch die Sparkasse / siehe techn. Checkliste bzw. FI-Orga-Rundschreiben)
Die Administration des ePostfach für die Freischaltung von Versicherungsdokumenten wurde zentral durch die Sparkasse durchgeführt. (Siehe techn. Checkliste bzw. FI-Orga-Rundschreiben)
Der Kunde muss OBV-Teilnehmer mit ePostfach sein.
Die Sparkasse betreut mindestens einen Feuersozietät-Vertrag des Privat-Kunden
Der Kunde hat sein ePostfach in den Einstellungen für die Feuersozietät Berlin Brandenburg freigeschaltet (oder ein Spk.-Mitarbeiter hat dies im OSPlus für den Kunden vorgenommen)
Welche Dokumente werden in das ELPO Postfach übermittelt, welche nicht?
Dokumente, welche elektronisch geliefert werden:
Begrüßungsschreiben nach Freischaltung (inkl. Nutzungsbedingungen)
Dokumente zu Wohngebäudeversicherungen
Dokumente zu Hausratversicherungen
Dokumente zu Haftpflichtversicherungen
Dokumente zu Kraftfahrtversicherungen
Dokumente an Privat-Kunden (VN)
Steuerbescheinigungen
Rechnungsdokumente
Dokumente zu allen von der Sparkasse betreuten Versicherungs-Verträgen, für die kein fachlicher, technischer oder rechtlicher Hindernisgrund besteht, werden in das elektronische Postfach eingestellt.
Dokumente, welche aktuell nicht elektronisch zugestellt werden können:
Dokumente zu Lebensversicherungen (auch bAV)
Dokumente zu Unfallversicherungen/UBR
Dokumente zu Krankenversicherungen
Dokumente zu Reiseversicherungen (Abruf der Auslandsreise-Krankenversicherung)
Dokumente zu Rechtsschutz-Verträgen (ÖRAG, technisch bedingt)
Dokumente zu Schadenfällen
Inkasso-Dokumente
Dokumente an Juristischen Personen (Firmen, Vereine etc.)
Dokumente an Personenpaare
Dokumente zu „fremd“-vermittelten/betreuten Verträgen
Dokumente mit sensiblen Kundendaten, wie bspw. aus dem Bereich der Kranken- und Lebensversicherung, unterliegen einer besonderen Sorgfaltspflicht und können daher nicht ins ELPO-Postfach eingestellt werden.. Leider ist die Dokumentenzustellung von Rechtsschutz-Verträgen (ÖRAG) aktuell ebenfalls nicht möglich. Weiterhin bezieht sich die Dokumentenzustellung auf Privatkunden/natürliche Personen. Juristische Personen oder Personenpaare sind aktuell noch von der Funktionalität ausgeschlossen
Was passiert mit Dokumenten, die derzeit nicht im ePostfach landen. Werden diese immer per Post bereitgestellt?
Ja, elektronisch nicht zustellbare Dokumente werden in diesem Fall wie bisher per Papierpost zugestellt. Dokumente, welche elektronisch zugestellt werden können, werden ausschließlich ins ePostfach und nicht zusätzlich per Post zugestellt.
Wie wird dies dem Kunden gegenüber kommuniziert?
Nach abgeschlossener Registrierung für die Belieferung von Feuersozietät-Dokumenten in das Sparkassen-Postfach erhält der Kunde ein Begrüßungsschreiben. Darin wird informiert:
„Aus rechtlichen und technischen Gründen stellen wir Ihnen einige Dokumente weiterhin parallel oder ausschließlich per Post zu. Wir arbeiten daran, Ihnen zukünftig noch weitere Dokumente in Ihr Elektronisches Postfach einstellen zu können.“
Weiterhin wird auf eine Internetseite verwiesen, hier werden FAQ zum Thema ELPO veröffentlicht:
„Sie haben noch Fragen oder Anregungen?
Besuchen Sie uns gern auf unserer Internetseite: www.feuersozietaet.de/elpo"
Auch der Support oder die Sparkassenberater können ggf. auf diese Seite verweisen.
Wann ist eine Änderung der Vorgehensweise geplant, also ab wann werden nach Registrierung fürs ePostfach auch wirklich ALLE Dokumente dort landen?
Die Zustellung von hochsensiblen Dokumenten (betrifft hauptsächlich Lebens- und Krankenversicherungen) unterliegt einem besonderen Datenschutz, daher werden diese bis auf Weiteres nicht im ePostfach bereitgestellt.
Darüber hinaus werden nach aktueller Planung nur Druckstücke für natürliche Personen im elektronischen Postfach bereitgestellt werden.
Welche Tätigkeiten kommen auf die Sparkassenberater zu?
Es kann während der Einführung der neuen Funktionen zu Rückfragen von Kunden kommen. Können diese nicht direkt beantwortet werden, kann auf die Seite www.feuersozietaet.de/elpo verwiesen werden. Bei technischen Problemen muss ein Ticket an die FI gestellt werden (gem. Standardprozess über OSPlus > Medialer Vertrieb > Elektronisches Postfach > Verbundpartner-Dokumente).
Zudem besteht die Möglichkeit der Aktivierung des ELPO durch den Sparkassenberater direkt am POS (im Zusammenhang mit der Einholung der Unterschrift des Kunden auf der Einwilligungserklärung). Das Angebot der neuen Funktionen kann somit durchaus als Ansprache-Anlass genutzt werden.
Ist eine gesammelte Registrierung (Massenfreischaltung) von Kunden möglich?
Leider kann eine „Massenfreischaltung“ für die Zustellung von Versicherungsdokumenten in das ePostfach aus rechtlichen Gründen nicht zur Verfügung gestellt werden. Zwar wird die Freischaltungsmöglichkeit administrativ für alle Versicherungskunden aktiviert, die Freischaltung selbst muss jedoch vom Kunden veranlasst/durchgeführt werden. In dem Freischaltungsprozess werden vom Kunden auch aktiv die entsprechenden Bedingungen akzeptiert.
Welche Kosten entstehen seitens Sparkasse/Verbundpartner für die Belieferung der Versicherungsdokumente ins ELPO?
Das Preismodell für diese Leistung wurde im Jahr 2015 durch eine vom OSV als federführender Verband (FFV) geleitete Arbeitsgruppe des Anwendungs- und Planungsausschusses (APA) unter Beteiligung von Sparkassen, Verbänden und Verbundpartnern erarbeitet und in der APA-Sitzung im August 2015 wie folgt beschlossen:
Der Verbundpartner trägt die Kosten für die Speicherung (derzeit 0,25 € / 10 MByte pro Jahr) und für die Einstellung seiner Dokumente (derzeit 0,02 € / Dokument) in das ePostfach.
Die Sparkassen übernehmen die Kosten für den durch ihre Endkunden ausgeführten Abruf der Dokumente, sowie die Registrierung/Deregistrierung zum aktuellen Preis von 7,05 € / 1.000 Transaktionen.
Die Kosten für die Freischaltung Ihrer Sparkasse durch die FI übernimmt die Feuersozietät. Mit der Aufteilung der anfallenden Kosten auf Verbundpartner und Sparkassen wurde in der APA-Arbeitsgruppe ein Konsens gefunden, der die zu erwartenden Vorteile aller Partner berücksichtigt. Im DSGV-Projekt "Sparkasse Digital" wurde aufgrund vereinzelter Anfragen in der Sitzung vom 1. Februar 2017 das Preismodell bestätigt und festgehalten, dass ein Änderungsantrag nicht unterstützt wird
Sind Dokumente anderer Vertriebswege im ELPO ersichtlich?
Nein. Der Kunde bekommt in seinem Postfach der Sparkasse nur die Dokumente eingestellt, die zu einem Vertrag gehören, der auch von der Sparkasse betreut wird. Es ist auch denkbar, dass ein Kunde von mehreren verschiedenen Sparkassen betreut wird. In diesem Fall erhält der Kunde die Dokumente in die Postfächer der jeweils vertragsbetreuenden Sparkasse.
Warum klappt die Registrierung eines Kunden für das Sparkassen-Postfach nicht?
Aufgrund unterschiedlicher Daten bei der Feuersozietät und Sparkasse (z. B. Adresse des Kunden ist unterschiedlich gespeichert) kann die Registrierung für das Sparkassen-Postfach nicht automatisiert durchgeführt werden. In diesem Fall wird eine manuelle Bereinigung der Datensätze (ggf. mit zusätzlicher Kundenrücksprache) durchgeführt. Durch die manuelle Bearbeitung kann es zu einer Verzögerung gegenüber der maschinellen Verarbeitung kommen (wenige Tage). Führt auch die manuelle Bearbeitung nicht zum Erfolg (z. B. es gibt keine gültige Vertragsbeziehung) muss die Registrierung abgelehnt werden.
Konnte der Vorgang innerhalb von 12 Tagen nicht bereinigt werden, so erfolgt ebenfalls eine automatische Ablehnung. Aus diesem Zustand kann die Registrierung nur vom Sparkassen-Mitarbeiter aus dem OSPlus erneut angestoßen werden.
Die Sparkasse erhält ein Ereignis dazu (Ereignistyp Reg/Dereg Postfach). Der Grund für die nicht funktionierende Registrierung muss festgestellt werden (Abgleich der Kundendaten in OSPlus mit den Kundendaten in ZGP). Die falschen (veralteten) Daten müssen berichtigt werden. Anschließend ist in OSPlus über „EPO“ die Registrierung erneut anzustoßen. Hierzu ist von der Sparkasse ein entsprechender Ablauf (Bearbeitungsworkflow) zu definieren.
Welche organisatorischen/technischen/rechtlichen Rahmenbedingungen müssen vorab geschaffen werden?
Es muss eine Lizenznummer bei der FI beantragt werden, hierzu muss ein entsprechendes Ticket in SRPlus an die FI gestellt werden. Ein weiteres Ticket an die FI wird für die Erstellung einer Vollmacht benötigt. Es sind weitere administrative Einstellungen notwendig, diese entnehmen Sie bitte dem Administrations-Leitfaden.
Warum wird diese Vereinbarung mit der Bayerischen Landesbrandversicherung AG geschlossen und nicht mit dem Konzern der Versicherungskammer?
Die Bayerische Landesbrandversicherung AG nimmt sämtliche Aufgaben im Bereich der EDV zentral für alle zum Konzern Versicherungskammer gehörenden Unternehmen wahr und tritt daher als Vertragspartner für die Anbindung der Versicherungskammer an das Elektronische Postfach der Sparkassen auf.
Dieser Hinweis und die zum Konzern gehörigen Gesellschaften sind auch im Nutzungsvertrag enthalten.